Sekretesspolicy

Integritetspolicy för Eqwecare

Gäller från och med 20250811

Itfokus Sweden AB ("vi", "oss", "Eqwecare") respekterar din integritet och behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och tillämplig svensk lagstiftning. Denna policy beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar, delar och skyddar personuppgifter när du använder vår webbapplikation och molntjänst Eqwecare ("Tjänsten").

1. Omfattning och roller

Personuppgiftsansvarig (Controller)

När du skapar konto, tar del av support, fakturering eller marknadskommunikation är Itfokus Sweden AB personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter.

Personuppgiftsbiträde (Processor)

När vår Tjänst används av företag/yrkesutövare (t.ex. hovslagare, equiterapeuter, sadelprovare, kliniker) för att behandla personuppgifter om sina kunder/anställda är kunden personuppgiftsansvarig och Itfokus Sweden AB agerar personuppgiftsbiträde enligt biträdesavtal. På begäran tillhandahåller vi ett aktuellt biträdesavtal.

Notis om djurdata: Uppgifter om djur (t.ex. hästnamn, vikt, journal för djuret) räknas normalt inte som personuppgifter. Om sådan information kan kopplas till en identifierbar fysisk person (t.ex. ägare) behandlas de delar som avser personen som personuppgifter.

2. Vilka uppgifter samlar vi in?

Uppgifter du själv lämnar (exempel):

• Namn, epostadress, telefonnummer, faktura-/leveransadress
• Företagsuppgifter (t.ex. företagsnamn, organisationsnummer)
• Profilbild
• Kund- och kontaktregister som du importerar eller lägger in
• Bokningar, avtal, påminnelser och kommunikation i Tjänsten
• Journal- och arbetsanteckningar, bilagor, foton, videor, 3D-anteckningar, signaturer
• Häst-/djurspecifik data (t.ex. namn, ålder, vikt, träningsnivå, hov-/hälsorelaterade anteckningar)
• Foderstatsberäkningar och relaterade dokument
• Betal- och fakturauppgifter (t.ex. referenser, transaktions-ID via betalpartner)

Uppgifter som samlas in automatiskt:

• Enhets- och teknikinformation (t.ex. webbläsare/OS, språk, skärmupplösning)
• IP-adress och loggar (inloggningar, säkerhetshändelser, fel)
• Användningsdata (funktioner du använder, tidpunkter, prestanda/felrapporter)
• Geolokalisering endast om du uttryckligen samtycker i din enhet/webbläsare

3. Hur samlar vi in uppgifterna?

• När du registrerar konto och använder Tjänstens funktioner (bokning, journal, mediauppladdning, foderstat m.m.)
• När du kontaktar support eller interagerar med kundtjänst/utbildning
• Via cookies och liknande tekniker (se avsnitt 10)
• Tjänsteleverantörer (underbiträden) – vi använder noggrant utvalda leverantörer för drift, lagring, support, kommunikation, betalning och analys.

Exempelvis kan detta omfatta:

• Betalning: betalningsförmedlare (t.ex. Stripe eller likvärdig)
• Hosting/lagring: molnleverantör inom EU/EES
• Felspårning/analys: loggning och kraschrapportering
• Kundsupport: ärendehantering och chatt

Aktuell lista över underbiträden tillhandahålls på begäran. Med varje leverantör har vi avtal som uppfyller GDPR.

4. Rättsliga grunder (GDPR art. 6)

Vi behandlar personuppgifter när behandlingen är nödvändig för:

• Avtal: att tillhandahålla, administrera och leverera Tjänsten till dig/ert företag
• Rättslig förpliktelse: t.ex. bokföring, konsumentskydd, journalföringskrav om tillämpligt för dig som vår kund
• Berättigat intresse: förbättring av Tjänsten, säkerhet, missbruksförebyggande, support
• Samtycke: marknadsföring via epost/SMS, geolokalisering, vissa cookies – du kan alltid återkalla samtycke

Särskilda kategorier (känsliga uppgifter): Eqwecare är inte avsett för registrering av mänskliga hälsouppgifter. Om du som kund ändå registrerar sådana uppgifter måste du säkerställa laglig grund (t.ex. uttryckligt samtycke) och informera de registrerade enligt GDPR.

5. Hur vi använder uppgifterna (ändamål)

• Leverera, anpassa och förbättra Tjänsten och dess funktioner
• Hantera användarkonton, behörigheter, team och kundregister
• Lagra och visa djur- och arbetsjournaler, bokningar, påminnelser, foderstatsberäkningar
• Genomföra betalningar, fakturering, redovisning och kundavtal
• Tillhandahålla support, utbildning och driftsinformation
• Säkerhet: autentisering, loggning, förebygga och utreda missbruk/incidenter
• Kommunikation om viktiga uppdateringar; marknadsföring endast med samtycke

6. Delning av uppgifter

Vi säljer inte dina personuppgifter. Delning kan ske med:

• Underbiträden som behandlar uppgifter för vår räkning enligt avtal
• Myndigheter om det krävs enligt lag eller för att bevaka rättsliga anspråk
• Andra användare i din organisation/arbetsplats enligt dina behörighetsinställningar
• Tredje part du aktivt delar till (t.ex. skicka journal till veterinär eller kund)

7. Lagring, plats och säkerhet

Primär lagring sker inom EU/EES. Om överföring utanför EU/EES behövs använder vi lämpliga skyddsåtgärder (t.ex. EU:s standardavtalsklausuler och riskbedömning).

Vi använder kryptering under överföring (TLS) och vid vila där det är lämpligt, rollbaserade behörigheter, flerfaktorskydd för driftkonton, samt loggning och regelbundna säkerhetsåtgärder.

Backup & retention (exempel):

• Kontodata och avtalsuppgifter: så länge avtalet gäller och upp till 24 månader efter avslut (om inte längre krävs enligt lag)
• Journal- och arbetsunderlag: styrs av dig som kund (Controller) och branschkrav; vi tillhandahåller verktyg för export/radering
• Systemloggar och felrapporter: normalt 12–18 månader
• Säkerhetskopior: rullande retention (typiskt 30–90 dagar)

8. Marknadsföring

Vi skickar endast marknadsföring om du har samtyckt. Du kan när som helst återkalla samtycket via avprenumerationslänk eller genom att kontakta oss.

9. Dina rättigheter

Som registrerad har du rätt till:

• Tillgång (registerutdrag)
• Rättelse
• Radering ("rätten att bli bortglömd")
• Begränsning av behandling
• Dataportabilitet
• Invändning mot behandling baserad på berättigat intresse och mot direktmarknadsföring

När vi är personuppgiftsansvarig kan du utöva dina rättigheter via support@eqwecare.se. När vi är personuppgiftsbiträde ska du kontakta din tjänsteleverantör/arbetsgivare (personuppgiftsansvarig). Vi bistår dem vid behov.

10. Cookies och spårning

Vi använder cookies och liknande tekniker för att:

• komma ihåg dina inställningar och inloggning
• förbättra funktion, säkerhet och prestanda
• mäta och analysera användning av Tjänsten
• endast med samtycke: visa relevant marknadsföring

Du kan ändra cookieinställningar i webbläsaren/enheten. Mer information finns i vår Cookiepolicy (tillhandahålls separat).

11. Minderåriga

Tjänsten riktar sig till yrkesverksamma/användare som är 18+. Om vi får kännedom om att vi oavsiktligt samlat in personuppgifter från minderårig tar vi bort uppgifterna.

12. Överföringar utanför EU/EES

Om uppgifter överförs utanför EU/EES säkerställer vi adekvat skyddsnivå enligt GDPR (t.ex. EU:s standardavtalsklausuler, kompletterande tekniska/juridiska/organisatoriska åtgärder). Information om specifika överföringar lämnas på begäran.

13. Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera policyn vid behov. Datum för senaste uppdatering framgår överst. Betydande ändringar meddelas i Tjänsten eller via epost.

14. Kontakt

Itfokus Sweden AB
Organisationsnummer: 5566747688
Webb: https://eqwecare.se
Epost: support@eqwecare.se

Om du anser att dina personuppgifter behandlats i strid med GDPR kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY):
https://www.imy.se | Tel: 08657 61 00

Bilaga A – Sammanfattning av biträdesrollen (för företagskunder)

När du använder Eqwecare i din yrkesverksamhet är du personuppgiftsansvarig för uppgifter om dina kunder/anställda. Vi är personuppgiftsbiträde och behandlar endast enligt dina dokumenterade instruktioner och gällande avtal. Vi:

• inför lämpliga säkerhetsåtgärder (art. 32 GDPR)
• säkerställer konfidentialitet för behörig personal
• bistår med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för rättigheter/DSR, säkerhetsincidenter och konsekvensbedömningar
• informerar utan onödigt dröjsmål om personuppgiftsincidenter vi blir medvetna om
• raderar eller återlämnar personuppgifter efter avtalets slut, med beaktande av lagstadgade krav
• tillhandahåller information som krävs för att visa efterlevnad och möjliggör revisioner enligt avtal

Aktuell lista över underbiträden och lagringsplatser lämnas på begäran.